La déclaration des frais réels est un des premiers levier à utiliser pour les indépendants et les salariés qui souhaitent optimiser leurs impôts. Cet outil permet de déduire de votre impôt les dépenses que vous avez faites pour votre travail. Dans ce guide, on vous explique comment déclarer vos frais réels pour maximiser votre économie fiscale.

Sommaire :

• Comprendre la notion de frais réels

• Déclarer vos frais réels

• Les cases à remplir pour déclarer vos frais réels

• Exemples concrets et conseils pratiques

• Cas particuliers et astuces supplémentaires

Comprendre la notion de frais réels

Les frais réels, qu’est-ce que c’est ?

Les frais réels sont toutes les dépenses faites pour votre travail. Contrairement à l'abattement forfaitaire de 10 % qui s'applique de manière automatique, les frais réels vous permettent de déduire le vrai montant de vos dépenses. Cela peut inclure vos frais de transport, logement, de repas, et également le matériel à acheter pour votre activité.

Pourquoi choisir les frais réels ?

Le choix entre l'abattement forfaitaire de 10% ou déclarer les frais réels dépend de ce que vous avez dépensé. Si vos dépenses professionnelles dépassent l'abattement forfaitaire, soit 10 % de vos revenus, opter pour les frais réels est plus avantageux. Cela vous donnera droit à une plus grosse déduction, ce qui réduit le revenu imposable et donc, l'impôt à payer.

Déclarer vos frais réels

Collecte et conservation des justificatifs

Pour déduire vos frais réels, vous devez garder toutes les preuves de vos dépenses. Factures, tickets de caisse, relevés bancaires et autres documents, sont à garder pendant au moins trois ans, car l'administration fiscale pourrait vous les demander.

• Frais de transport : billets d'avion, de train, tickets de stationnement, factures de carburant.

• Repas : addition de restaurant, factures de cantine, tickets de caisse d’achats alimentaires en mission.

• Hébergement : reçus d'hôtel, quittances de location temporaires.

• Achat de matériel : factures pour ordinateur, téléphone professionnel ou autre équipement nécessaire.

Évaluation et calcul des frais réels

La première étape consiste à évaluer vos dépenses annuelles. Il existe plusieurs catégories de frais professionnels que vous pouvez déclarer

Frais de transport :

Les frais de transport domicile-travail peuvent rapidement atteindre des sommes importantes surtout si vous habitez loin de votre lieu de travail. Vous pouvez déclarer les frais liés à l'utilisation de votre véhicule (carburant, entretien, péages). Cependant, s'il est plus avantageux, vous pouvez choisir pour le barème kilométrique fixé par l'administration fiscale.

Frais de repas :

Si vous prenez régulièrement vos repas à l'extérieur, les montants supérieurs à 4,90 € peuvent être déduits. Pour cela, vous devez ajouter les justificatifs adéquats pour prouver le caractère professionnel de ces repas.

Frais d’hébergement :

Lorsque vous partez en mission et que vous devez passer une nuit loin de chez vous, ces frais sont également déductibles. Assurez-vous simplement d'avoir les justificatifs nécessaires !

Achat de matériel :

Toutes les dépenses liées à l’achat de matériel pour exercer votre métier peuvent être comptabilisées dans les frais réels. Que ce soit pour du petit matériel de bureau ou des équipements informatiques plus coûteux.

Les cases à remplir pour déclarer vos frais réels

Choix entre abattement forfaitaire et frais réels

Lorsque vous faites votre déclaration de revenus, vous pouvez choisir de déduire vos frais réels au lieu de l'abattement forfaitaire de 10%. Ce choix nécessite de cocher les cases appropriées sur le formulaire. Soyez attentif à bien choisir, car ça doit correspondre à ce que vous pouvez justifier comme frais réels.

Détail des différentes cases à remplir

Pour déclarer vos frais réels, vous devez remplir les cases numérotées 1AK à 1DK en fonction de votre situation personnelle (salaire, traitements, pensions, etc.). Il faut bien détailler chaque type de dépense en expliquant ce que c'est et indiquer le montant total annuel correspondant.

Exemples concrets et conseils pratiques

Exemple de frais de trajet domicile-travail

Supposons que vous résidiez à 30 km de votre lieu de travail, soit 60 km aller-retour, et que vous utilisez votre voiture 220 jours par an pour vous y rendre.

En prenant l’hypothèse d’un barème kilométrique de 0,4 € par kilomètre, les frais seraient calculés comme suit :

• Kilomètres parcourus par jour : 60 km

• Total kilomètres annuels : 60 km * 220 jours = 13 200 km

• Frais annuels : 13 200 km * 0,4 € = 5 280 €

Ainsi, l’abattement des 10 % reste plus avantageux si vous percevez plus de 52 800 € à l’année (car 10 % de 52 800 = 5 280 €). En revanche, si vos revenus sont inférieurs, les frais réels sont plus avantageux pour vous.

Cas particuliers et astuces supplémentaires

Frais de double résidence

Si vous êtes salarié et que vous devez garder une deuxième résidence près de votre lieu de travail en raison de conditions professionnelles spécifiques, vous pouvez inclure ces dépenses dans votre déclaration. Les loyers, charges, frais de déménagement, etc., sont alors pris en considération. Cela peut vraiment faire grimper vos dépenses réelles et réduire considérablement vos impôts.

Déplacement à l'étranger

Pendant les missions à l'étranger, les frais additionnels peuvent souvent se multiplier. Conservez minutieusement vos justificatifs de transports, repas et hébergements malgré leur explication parfois complexe auprès de l'administration.

Ce guide pour déclarer vos frais réels est là pour vous donner toutes les informations utiles pour bien profiter de ce levier fiscal. Gardez-le en tête lorsque vous ferez votre déclaration de revenus.